Ana Paty Peralta impulsa innovadora transformación digital en archivos municipales de Benito Juárez

La alcaldesa Ana Paty Peralta resalta que Benito Juárez es el primer municipio de Quintana Roo en contar con una dirección general de Archivo, un Reglamento Municipal del Archivo Municipal y lineamientos para la baja documental de expedientes.

Ana Paty Peralta, presidenta municipal, anunció que para consolidar un gobierno más eficiente, la dirección de Archivo Municipal del Ayuntamiento de Benito Juárez está trabajando en un proyecto para comenzar la digitalización de expedientes y documentación de la administración pública. Este proceso permitirá un ahorro de papel de hasta un 50 por ciento, además de ofrecer mayor orden, transparencia y un manejo adecuado en los procesos de entrega-recepción.

Peralta recordó que Benito Juárez ha progresado significativamente en este ámbito, siendo el primer municipio de Quintana Roo en contar con una dirección general de Archivo, un Reglamento Municipal del Archivo Municipal y lineamientos para la baja documental de expedientes. Además, el 95 por ciento de las instancias cumplió en 2022 con el Catálogo de Disposición Documental, que es el índice de todos sus documentos.

Según información de la dependencia, las unidades administrativas (secretarías, direcciones generales y direcciones) ya han completado el primer paso, que es el escaneo de los expedientes físicos. Posteriormente, se espera implementar una plataforma en línea, que se desarrollará en colaboración con la Secretaría Técnica.

“Se generará un ahorro importante al emitir menos oficios físicos y más digitales. Sin embargo, aunque los documentos como actas y contratos estén en el entorno virtual, la ley aún exige conservarlos”, explicó Peralta.

Vicente Díaz Muñoz, director de la dependencia, aclaró que la diferencia entre escaneo y digitalización es que el primero es una copia pero no es original del papel, mientras que en el segundo caso se requiere crear el archivo desde la plataforma en línea con firmas digitales. Una vez que esté funcionando, también permitirá gestionar procesos internos como catálogos y transferencias desde la plataforma.

“Todo esto se hace, en primer lugar, por orden y para beneficio de los procesos de entrega-recepción. Uno de los objetivos de la alcaldesa es garantizar la mayor transparencia en nuestros archivos, es decir, que su manejo sea ágil y eficiente”, señaló.

Díaz Muñoz enfatizó que este logro contribuirá a la eficiencia, ya que al tener todo ordenado y clasificado, encontrar información será más rápido e incluso se podría proporcionar en formato digital, a diferencia de antes cuando los ciudadanos solicitaban material y no estaba debidamente organizado.

“Archivar no solo es guardar, sino hacerlo de manera ordenada. Es información que nos sirve hoy en día, pero también como registro histórico de lo que se hizo y, en muchas ocasiones, se puede retomar para realizar acciones en el presente. Todas las instancias estamos obligadas a conservar archivos que reflejen las funciones de los servidores públicos”, concluyó.